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Documenti per l’anno all’estero: cosa serve prima di partire
Prima di partire per un bimestre, un trimestre, un quadrimestre, un semestre o un anno scolastico all’estero ci sono alcuni passaggi da organizzare con attenzione: documenti di identità, eventuale visto o permesso di soggiorno, biglietti, assicurazione e informazioni di viaggio.
Non tutto, però, dipende dallo studente e dalla sua famiglia. Alcune procedure vengono gestite da WEP, altre dal partner nel Paese ospitante, mentre per i documenti personali è richiesta collaborazione.
Vediamo cosa serve, chi se ne occupa e quando bisogna muoversi, così da arrivare alla partenza con tutto in ordine.
Quali documenti servono per l’anno all’estero?
La documentazione cambia in base alla destinazione, alla durata del soggiorno, alla cittadinanza dello studente e alle norme di ingresso del Paese ospitante. Le informazioni definitive vengono quindi comunicate durante la preparazione del programma.
Destinazione | Documento di viaggio | Altri documenti |
|---|---|---|
Paesi europei | Carta d’identità valida per l’espatrio o passaporto, secondo la destinazione | Tessera sanitaria ed eventuali permessi di soggiorno quando richiesti |
Gran Bretagna | Passaporto | ETA o visto studente |
Paesi extraeuropei | Passaporto | Visto e/o permesso di soggiorno, quando richiesto |
Un controllo importante prima di partire
Per i programmi WEP extraeuropei viene richiesto un passaporto valido per almeno 6 mesi oltre la data prevista di rientro. Una volta ottenuto, una copia deve essere inviata al proprio referente WEP.
Passaporto e visto: quando bisogna iniziare?
Il passaporto
Non conviene aspettare che la partenza sia vicina per controllarlo.
Se il programma richiede il passaporto, verifica subito di averlo e che la sua validità sia sufficiente. Se devi richiederlo, avvia la procedura appena possibile; quando lo ricevi, inviane una copia al referente WEP. Questo documento può essere necessario per procedere con altre pratiche legate al programma.
Il visto o il permesso di soggiorno
Quando è richiesto, l’iter può iniziare solo dopo che il partner estero ha fornito a WEP la documentazione necessaria.
WEP trasmette allo studente istruzioni, moduli e documenti utili alla richiesta, ma il visto rimane un documento personale: compilazione della domanda, eventuali appuntamenti e completamento della procedura sono quindi responsabilità dello studente e della famiglia.
In alcuni casi può essere necessario presentarsi di persona presso l'ambasciata o il consolato oppure lasciare temporaneamente il passaporto alle autorità competenti. Talvolta succede che vengano richiesti documenti aggiuntivi.
Le procedure variano anche in base alla destinazione. Per gli Stati Uniti, ad esempio, il tipo di visto dipende dal programma scelto.
Comunicalo a WEP fin dall’inizio. Le condizioni di ingresso e le procedure per il visto possono dipendere dalla cittadinanza, non soltanto dal Paese da cui si parte. Lo studente dovrà quindi verificare anche presso l’ambasciata o il consolato della destinazione quali condizioni si applicano al proprio caso.
Visto: chi fa cosa?
Il partner estero
Fornisce a WEP la documentazione necessaria per avviare la procedura.
WEP
Invia allo studente le indicazioni e i documenti necessari alla richiesta.
Lo studente e la famiglia
Compilano la domanda e seguono personalmente l’iter previsto dalle autorità.
Ambasciata o consolato
Valutano la richiesta e possono chiedere integrazioni o ulteriori passaggi.
WEP
Continua a supportare lo studente sugli aspetti legati al programma, ma non può intervenire sulle decisioni delle autorità consolari.
I costi necessari per ottenere visto o permesso di soggiorno non sono compresi nella quota del programma. Per avere una panoramica completa delle spese comprese ed escluse, puoi approfondire quanto costa un anno all’estero.
WEP può inoltre trasmettere la documentazione ufficiale necessaria alla domanda dopo aver verificato la regolarità dei versamenti previsti.
Dalla conferma alla partenza: quali sono i passaggi?
La sequenza può cambiare leggermente in base alla destinazione, ma il percorso pre-partenza segue generalmente queste fasi.
Controlla i documenti
Verifica carta d’identità e passaporto e, se necessario, richiedi subito un nuovo documento.
Invia il passaporto a WEP
Quando lo ricevi, trasmettine una copia al tuo referente.
WEP definisce la partenza
La data viene stabilita in base alla scuola e alle indicazioni del partner locale.
Arrivano i documenti del partner
Se serve un visto o un permesso, WEP può fornirti le istruzioni per procedere.
Completa la procedura di ingresso
Segui i passaggi indicati e gli eventuali appuntamenti richiesti.
Organizza il viaggio
La famiglia acquista il biglietto dopo l’approvazione di WEP oppure, per le destinazioni previste, è WEP a prenotare il volo.
Controlla gli ultimi documenti
Assicurazione, contatti di emergenza e informazioni di viaggio devono essere disponibili prima della partenza.
Come viene definita la data di partenza?
WEP definisce la data tenendo conto del calendario scolastico, delle indicazioni dell’organizzazione partner e, quando necessario, del momento più adatto per l’inserimento dello studente se le lezioni sono già iniziate.
Per questo non può essere modificata in base alle preferenze personali o alle esigenze di viaggio: è collegata all’organizzazione del programma e all’ingresso nella scuola ospitante.
Biglietti aerei: chi prenota il viaggio?
Per i programmi scolastici in Europa e Gran Bretagna, il viaggio non è compreso nella quota WEP e viene acquistato dallo studente e dalla famiglia.
Prima di prenotare, è però necessario inviare al referente WEP i dettagli di volo, treno o autobus e attendere la conferma. In questo modo WEP può verificare che orari e luogo di arrivo siano compatibili con il programma e condividere le informazioni con la famiglia ospitante e il partner locale.
Per i programmi extraeuropei, il biglietto aereo di andata e ritorno viene prenotato da WEP ed è compreso nella quota di partecipazione. Le informazioni definitive sul viaggio possono arrivare anche in prossimità della partenza, a seconda del programma e della destinazione.
La convocazione inviata da WEP contiene il biglietto elettronico, l’orario di presentazione al check-in e, quando previsti, i documenti assicurativi e i recapiti utili per il soggiorno.
Per Europa e Gran Bretagna non acquistare il viaggio prima della conferma del tuo referente WEP. Quando applicabile, anche l’attivazione dell’assicurazione di viaggio può dipendere dalla ricezione da parte di WEP di una copia del biglietto acquistato.
Assicurazione e tessera sanitaria: non sono la stessa cosa
Per le destinazioni europee porta con te anche la Tessera Europea di Assicurazione Malattia (TEAM), generalmente presente sul retro della tessera sanitaria.
La TEAM permette di accedere alle cure sanitarie pubbliche medicalmente necessarie durante un soggiorno temporaneo nei Paesi UE e anche in Islanda, Liechtenstein, Norvegia, Svizzera e Regno Unito, secondo le condizioni previste dal sistema sanitario locale.
Non sostituisce però un’assicurazione di viaggio: per esempio non copre automaticamente assistenza sanitaria privata, rimpatrio o bagagli smarriti.
La documentazione relativa alla copertura prevista dal programma viene resa disponibile da WEP prima della partenza.
Nelle settimane che precedono la partenza, MyWEP diventa uno dei principali punti di riferimento per la documentazione del programma.
Qui vengono messe a disposizione le informazioni operative e i materiali necessari per prepararsi, compresa la documentazione assicurativa prevista dal programma.
Il consiglio è quindi di non aspettare: controlla MyWEP durante la preparazione e verifica che i documenti richiesti siano stati caricati o inviati.
Tre siti ufficiali da conoscere prima della partenza
Ministero degli Affari Esteri
Per informazioni sui documenti di viaggio e per trovare i riferimenti delle rappresentanze diplomatiche italiane all’estero.
Vai nella sezione Passaporti e documenti di viaggio di Esteri.it
Viaggiare Sicuri
Permette di consultare la scheda aggiornata della destinazione, con requisiti d’ingresso, documentazione e indicazioni fornite dall’Unità di Crisi della Farnesina. Consulta Viaggiare Sicuri
Dove Siamo nel Mondo
Dopo aver ricevuto o prenotato il viaggio è possibile registrare il soggiorno all’estero e comunicare all’Unità di Crisi i propri recapiti e le informazioni relative alla permanenza.
Accedi a Dove Siamo nel Mondo
Checklist prima dell’anno all’estero
Prima di chiudere la valigia, fai un ultimo controllo.
Da verificare | |
|---|---|
Carta d’identità o passaporto validi per la destinazione |  |
Copia del passaporto inviata a WEP, quando richiesta | |
Visto, ETA o permesso di soggiorno completati, se necessari | |
Requisiti verificati anche in base alla cittadinanza | |
Biglietto approvato da WEP o ricevuto da WEP | |
Tessera sanitaria/TEAM disponibile, quando applicabile | |
Documentazione assicurativa disponibile | |
Numero di emergenza WEP salvato | |
Informazioni di viaggio registrate su Dove Siamo nel Mondo | |
Documenti e informazioni presenti su MyWEP controllati | |
Tutto pronto per partire
Passaporto, visto, biglietti e assicurazione seguono tempistiche diverse e, in alcuni casi, dipendono anche da soggetti esterni a WEP.
Per questo la parte più importante della preparazione è sapere quali passaggi spettano a te e quali vengono gestiti da WEP, controllare la documentazione con anticipo e seguire le indicazioni ricevute durante il percorso.
Una volta completate queste pratiche, puoi concentrarti su ciò per cui hai scelto di partire: la scuola, la famiglia che ti ospiterà e l’esperienza che ti aspetta.
Hai dubbi sulla partenza?
Lasciaci i tuoi contatti: un referente WEP ti aiuterà con documenti, visto, viaggio e tempistiche.
FAQ | Documenti anno all’estero
Se non lo possiedi già, è preferibile avviare la richiesta nelle prime fasi della preparazione del programma scolastico all’estero. Le tempistiche di rilascio non dipendono da WEP e avere il passaporto disponibile permette di procedere più facilmente con le pratiche successive.
È il requisito indicato da WEP per i programmi per cui viene richiesto il passaporto. I requisiti legali di ingresso possono però variare da un Paese all’altro: prima della partenza bisogna quindi verificare anche le indicazioni ufficiali della destinazione su Viaggiare Sicuri.
Dipende dal programma, dalla durata, dall’età dello studente e dalla modalità di ingresso prevista. Il Regno Unito distingue, tra le altre, permanenze brevi autorizzabili con ETA e percorsi di studio che richiedono Student o Child Student visa. WEP comunica allo studente la procedura applicabile al proprio programma.
Per Europa e Gran Bretagna no: prima dell’acquisto bisogna inviare a WEP i dettagli del viaggio e attendere l’autorizzazione. Per le destinazioni extraeuropee previste dal programma, il volo di andata e ritorno viene invece prenotato direttamente da WEP.
No. I costi relativi alla richiesta e al rilascio del visto o del permesso di soggiorno sono a carico dello studente.
Le condizioni di ingresso possono dipendere dalla cittadinanza. È quindi necessario informare WEP e verificare con l’ambasciata o il consolato della destinazione quali documenti e procedure si applicano al proprio caso.